Mengatur Pekerja Jarak Jauh
Kapan waktu yang tepat untuk kerja jarak jauh?
Jika saya memulai perusahaan baru hari ini, haruskah saya memulai sistem jarak jauh hari ini? Bagaimana jika saya sudah memiliki perusahaan? Bagaimana saya mulai mengikutsertakan pekerja jarak jauh dalam kultur yang telah mapan?
Secara umum, waktu yang terbaik adalah memulai sedini mungkin. Kultur tumbuh seiring waktu, dan akan jauh lebih mudah jika kultur Anda berkembang bersama pekerja jarak jauh. Pikirkan anak-anak yang lahir setelah munculnya komputer—mereka sangat mengenal komputer karena mereka tumbuh bersamanya. Sekarang, bandingkan dengan orangtua Anda—tidak jarang mereka harus banyak belajar untuk menggunakan komputer, karena mereka baru mengenal teknologi ini belakangan. Perusahaan Anda tidak berbeda. Jadi, mulailah sedari awal.
Dengan begitu, jika Anda memang memiliki perusahaan yang telah mapan, Anda selalu bisa memasukkan pekerja jarak jauh ke perpaduan itu. Memang tidak mudah, tapi banyak hal yang layak ditempuh meski tidak mudah. Yang dibutuhkan hanyalah komitmen, disiplin, dan, yang terpenting, keyakinan bahwa semua itu akan berjalay lancar.
Tempat terbaik untuk memulai adalah dengan membiarkan pegawai Anda sekarang ini memulai bekerja jarak jauh. Anda tidak harus merekrut orang baru dari luar kota untuk melakukan uji coba—layangkan saja ide itu ke sebagian pegawai terbaik. Katakan, mereka bisa bekerja dari rumah beberapa hari per minggu jika mereka suka. Berani taruhan, setidaknya beberapa orang akan menerima tawaran itu.
Jika Anda memperlakukan kerja jarak jauh sebagai eksperimen berisiko rendah, Anda akan mampu mengulangnya, menyesuaikan, dan mencoba berbagai hal untuk mengetahui apa yang paling cocok. Anda mungkin ingin menawarkan sistem jarak jauh ke orang-orang di berbagai tim. Barangkali, akan terbukti bahwa suatu pekerjaan mudah dilakukan secara jarak jauh, sementara yang lainnya lebih cocok dilakukan di kantor. Anda tidak akan tahu jika tidak mencoba.
Jadi, mulailah seawal mungkin, tapi jika tidak bisa, mulailah dari yang kecil. Ambillah satu langkah kecil dengan satu-dua pegawai kepercayaan. Biarkan mereka bekerja di luar kantor beberapa hari seminggu. Lihatlah hasilnya Risikonya rendah dan Anda akan segera mulai bisa melihat apakah kebijakan itu bagus atau tidak.
Berhentilah mengatur kursi
Menjadi manajer itu mudah jika yang harus dilakukan hanyalah mengatur kursi. Memastikan semua pegawai tiba di kantor pukul 9 pagi dan memberi mereka poin tambahan jika mereka masih di kantor setelah pukul 6 sore. Begitulah cara kerja manajemen sejak zaman baheula. Hanya melalui tekad para lebah pekerja itu, segalanya bisa terlaksana selama bertahun-tahun, mengingat standar produktivitas yang konyol seperti itu.
Kerja jarak jauh mendobrak gaya manajemen semacam itu. Jika saya tidak bisa melihat pegawai masuk ke kantor dan meninggalkan meja mereka, bagaimana saya bisa memastikan mereka benar-benar bekerja? Semacam itulah pemikiran naif seorang manajer kursi. Jika dipikir lebih jauh, manajer yang naif itu bertanya dalam hati, Apa peran manajerial saya di perusahaan ini, jika bukan memastikan pegawai bekerja?
Elementary, Watson. Tugas seorang manajer bukanlah menggembala kucing, melainkan memimpin dan memverifikasi pekerjaan. Masalahnya dengan deskripsi kerja ini adalah tuntutan pengetahuan tentang pekerjaan itu sendiri. Anda tidak bisa mengelola tim secara efektif jika tidak tahu seluk-beluk pekerjaan mereka.
Bukan berarti setiap manajer pemrograman harus seorang programer (meskipun itu akan membantu). Bukan pula setiap direktur desain harus mendesain setiap layar (meski lagi-lagi itu akan membantu jika mereka bisa melakukannya). Tidak demikian. Maksudnya adalah mereka seharusnya mengetahui apa yang perlu dilakukan, memahami mengapa mungkin akan terjadi keterlambatan, kreatif dengan solusi untuk masalah yang njlimet, membagi-bagi pekerjaan ke segmen-segmen yang bisa dikelola, dan membantu menempatkan orang yang tepat pada proyek yang sesuai. Ya, itu dan sekitar sejuta hal lainnya yang akan memastikan sistem kerja berjalan dengan kericuhan dan rintangan sesedikit mungkin.
Yang pasti, seorang manajer yang “paham” tidak perlu mengatur kursi. Kapan atau di mana seseorang bekerja sering kali tidaklah relevan. Apakah suatu tulisan dibuat di London, suatu kode diimplementasikan di Marbella, atau suatu desain dirancang di Edmond tidaklah menentukan baik-buruknya tulisan, kode, dan desain itu.
Pertemuan besar dan kecil
Hanya lantaran Anda tidak mempunyai kantor permanen, atau tidak setiap orang bekerja di satu tempat, bukan berati tidak ada alasan untuk sesekali berkumpul. Bahkan melakukannya sekali-kali, adalah nyaris suatu keharusan.
Di Basecamp, kami berkumpul setidaknya dua kali setahun selama empat hingga lima hari. Di antara alasannya adalah untuk membicarakan pekerjaan, mempresentashan proyek terbaru, dan memutuskan arah masa depan perusahaan. Namun, alasan terbesarnya adalah menyingkirkan menatap wajah dengan nama tertera di layar, dan melakukannya secara berkala supaya kami tidak lupa deagan sosok masing-masing secara langsung.
Bahkan, bekerja jarak jauh dengan orang yang kita temui dalam “kehidupan nyata”—orang-orang tempat kita berbagi tawa dan canda—ternyata lebih mudah. Pertemuan ini menjadi penting, terutama untuk menjadi jalan guna mengenal orang baru ke anggota tim lainnya. Sejak kantor kami di Chicago selesaj dibangun, kami menyelenggarakan pertemuan di sana. Namun dulu, kami memilih tempat seperti Kohler, Wisconsin; San Diego, California; dan York Harbor, Maine.
FreeAgent, yang berkantor pusat di Edinburgh, Skotlandia, mengambil manfaat dari fakta bahwa festival seni terbesar di dunia berlokasi di sana, sehingga mereka mengumpulkan orang dari berbagai tempat pada setiap musim panas. Pekerja jarak jauh mereka yang berjumlah 11 orang, bergabung dengan 39 karyawan FreeAgent lainnya yang tinggal di sana. Fotolia, sebuah perusahaan stok-foto, mempekerjakan 80 orang, di mana separuh dari karyawan mereka bekerja secara jarak jauh di 22 negara. Dalam pertemuan terakhir, mereka mengumpulkan semua pegawai di Marrakech, Maroko. Ini yang namanya semangat internasional!
Mengumpulkan seluruh awak perusahaan memang penting, tapi sekali-sekali memisahkan diri dengan kelompok kecil untuk menyelesaikan proyek tertentu juga ide yang bagus. Jika ada tenggat waktu yang ketat bagi perusahaan dengan jam kerja dan tekanan yang tidak biasanya, maka akan melegakan jika ujian itu ditanggung bersama-sama.
Dulu, kami juga melakukannya ketika hendak meluncurkan produk baru atau menyelesaikan fitur sulit dalam peranti lunak kami, atau ketika orang ingin menjadi yang teratas dalam interaksi sosial.
Menghadiri konferensi industri juga merupakan kesempatan bagus untuk mempererat hubungan tim. Anda bisa mempelajari sesuatu yang baru bersama-sama, dan biasanya ada waktu kosong di sore hari untuk bersosialisasi.
Hanya lantaran Anda bekerja jarak jauh nyaris sepnjang waktu,t bukan berarti Anda harus, atau seharusnya, bekerja jarak jauh terus. Sewaktu-waktu, berkumpul dengan orang secara langsung akan sangat menyenangkan.
Pelajaran dari open source
Para pekerja jarak jauh dan manajer yang berprestasi, dapat belajar banyak dari gerakan peranti lunak open source yang telah berhasil menaklukkan raksasa komersial selama beberapa dekade terakhir. Inilah kemenangan kolaborasi dan komunikasi asynchronous yang belum pernah terjadi sebelumnya.
Dari luar, misi ini kedengarannya tidak masuk akal. Membangun peranti lunak yang kompleks saja sudah cukup sulit. Sepertinya bijaksana jika kita berusaha mengenyahkan semua sumber komplikasi lainnya. Seperti, katakanlah, mengelola ribuan orang yang tersebar di selutuh dunia, sebagian bahkan di zona waktu yang jarang beririsan (yang bisa menimbulkan tantangan terbesar untuk berkolaborasi secara efektif).
Namun, seperti halnya dengan kebanyakan pengetahuan intuitif, yang ini pun keliru. Dari sistem operasi Linux hingga database MySQL dan bahasa PHP hingga Ruby on Rails, open source telah memukul kompetitor komersial taksasa seperti Microsoft, Oracle, dan lainnya.
Dibandingkan dengan paket peranti lunak bisnis atau end-user biasa, semua contoh open source ini selalu lebih kompleks dan melibatkan jauh lebih banyak orang dalam produksinya. Jika orang berhasil membangun sistem operasi, database, bahasa pemrograman, kerangka web kelas dunia, dan berbagai bentuk peranti lunak lainnya sembari bekerja jarak jauh, barangkali adalah keputusan yang bijaksana apabila kita melongok lebih dekat cara kerja mereka.
Jika Anda memerhatikan, misalnya, di Ruby on Rails kerangka web yang kami ciptakan di Basecamp, kami berhasil mengembangkan basis kodenya selama lebih dari satu dekade dan menjaga fitur tambahan serta mengembangkan kualitas kode. Nyaris tiga ribu orang dari puluhan negara dan ratusan kota berkontribusi untuk kodenya selama ini—dan mayoritasnya tidak pernah saling bertemu! Biasanya, jalur yang terjadi dalam pengembangan peranti lunak berlangsung seperti ini: kode lama + banyak fitur baru + banyak pengembang yang berbeda-beda = adukan spageti yang sangat besar!
Namun, cara ini berhasil. Bukan sekadar berhasil, bahkan jauh melebihi impian dan ekspektasi terliar kami. Kunci kesuksesan ini sangat berkaitan dengan penerapan saran lainnya dalam buku ini. Mari kita tengok beberapa di antaranya:
- Motivasi intrinsik: Tenaga pemrogram (programmer) menggarap kode open source biasanya melakukannya lantaran cinta, bukan uang. Tidak jarang, uang mengikuti, tapi jarang menggantikan motivasi. Terjemahannya: garaplah persoalan yang Anda minati secara pribadi, supaya Anda tidak membutuhkan manajer untuk menegur dan terus-menerus menanyakan perkembangan pekerjaan.
- Buka pintu selebar-lebarnya: Kebanyakan open source dikoordinasikan di mailing list dan sistem trek kode seperti GitHub. Siapa pun yang tertarik untuk membantu bisa melakukannya karena informasinya digelar secara terbuka. Anda bisa memilih sendiri untuk berpartisipasi, dan orang yang memiliki pengetahuan tertinggi tentang suatu isu akan mendapat akses dengan mudah.
- Mengadakan pertemuan sekali-sekali: Proyek open source yang paling sukses pada akhirnya berkembang ke poin di mana mereka bisa mendukung konferensi sendiri atau, setidaknya, sejumlah sesi yang bersifat umum. Dengan begitu, kontributor mendapat kesempatan untuk bertemu secara langsung guna menjalin interaksi sosial—banyak dari pertemuan skala besar dan kecil semacam ini yang cocok dilakukan oleh berbagai perusahaan. Namun, ini bukanlah keharusan, tapi akan baik sekali untuk dilakukan.
Jadi, ketika diliputi keraguan atau terjegal batu rintangan sehubungan dengan kerja jarak jauh, pikirkan saja, Setidaknya saya tidak berusaha mengumpulkan dan mehyatukan pekerjaan 3.000 orang di seluruh dunia dalam satu proyek. Perasaan Anda akan segera membaik mengingat cakupan persoalan Anda menjadi tidak terlalu besar.
